Вся правда о работе секретаря

Официального праздника секретарей в России нет. Почувствовав несправедливость, в 2005 году инициативная группа секретарей из разных городов предложили учредить праздник — День секретаря — и отмечать его в третью пятницу сентября. Сегодня, 21 сентября, как раз такой день. В связи с праздником мы решили уделить пристальное внимание данной профессии и рассмотреть 7 основных мифов о работе секретаря. И развенчать их, конечно. Проконсультирует нас в этом секретарь ООО «Мозаика» Светлана Муллина.

МИФ 1. Работать секретарем легко, и им может стать каждый.

Это самое распространенное мнение и заблуждение. Безусловно, нельзя спорить с тем, что большинство людей начинали свою карьеру с работы секретарем, принимая звонки, разбираясь с документами и готовя кофе. Но надолго ли они все задерживались?

Все-таки секретарь – это не столько профессия, сколько призвание. Недаром среди требований к кандидату перечисляются не только исполнительность, ответственность, коммуникабельность, но и умение делать несколько дел одновременно, хотя бы отвечать на звонок и печатать документ. Но и здесь надо знать меру (смотрите МИФ 2).

МИФ 2. У секретарей 8 рук и 2 головы.

Даже если у секретаря три высших образования и при собеседовании выставляли самые большие требования, он все равно не сможет одновременно ответить на телефонный звонок, принять факс на другом телефоне, принять вошедшего человека и не забыть про электронное письмо.

МИФ 3. Секретарь – это не престижно.

Такое мнение может возникнуть из-за того, что к кандидатам на эту должность обычно не предъявляется строгих требований, даже высшее образование часто не важно.

Очень многое зависит от того, что собой представляет компания, каков ее статус и авторитет в городе или даже по всей стране.

Многие думают, что секретарь – это девушка на побегушках, которая спешит выполнить любое поручение своего руководителя. Да, поручения должны исполняться, но ведь именно это влияет на работу всего предприятия. Секретарь лучше всех остальных знает специфику всего предприятия. Он же в значительной мере не только облегчает работу своего начальника, но и строит сам план этой работы.

МИФ 4. Секретарь – это длинноногая блондинка.

В принципе, ничто не мешает красивой блондинке стать секретарем, но здесь важна не внешность, а отношение к работе, умения, навыки и огромная ответственность. Что касается внешних признаков, то секретарь должен быть опрятным, с чувством стиля, в деловой форме одежды. И он может даже быть мужчиной (смотри МИФ 4).

МИФ 5. Секретарями работают только женщины.

Действительно, большой процент среди секретарей именно женщины. Они не просто являются украшением предприятия, но и больше подходят к этой профессии с психологической точки зрения. Женщинам легче сгладить конфликт и подстроиться под настроение своего шефа. Они привносят в свой офис уют и обустраивают кабинет. Самое важное – они могут произвести хорошее впечатление на посетителей. Однако это не исключает, что секретарями могут работать мужчины. Часто можно наблюдать такую ситуацию, когда в крупную фирму требуются именно представители сильной половины человечества.

В любом случае пол здесь не важен. Важно заслужить доверие и быть верным помощником своему руководителю.

МИФ 6. Секретарь может не иметь образования.

Да, бывает, что начальник не смотрит на наличие диплома о высшем образовании да и вообще на специализацию. Но авторитетная фирма чаще всего спросит не только диплом, но и умение обращаться с техникой, знание делопроизводства, наличие корочек о прохождении курсов (машинопись, скорочтение). Многие руководители хотят видеть на должности секретаря человека с высшим филологическим или лингвистическим, а иногда даже психологическим образованием, а также со знанием иностранного языка.

МИФ 7. У секретарей нет карьерного роста.

В корне неправда. Повторимся, именно с этой должности начинают многие люди строить свою карьеру, а секретарь – первая ступенька на пути  даже руководящей должности. Собственно говоря, именно здесь закладываются все основные навыки и знания, ведь секретарь разбирается во всех тонкостях своего родного предприятия, знает всех работников в лицо, умеет работать с документами и писать деловые письма, а значит, умеет общаться с другими людьми. Все эти качества способствуют дальнейшему продвижению по карьерной лестнице.

Подводя итог всему вышесказанному, хочется отметить, что без секретаря производство в фирме легко может встать и застопориться, а директор даже почувствует себя не в своей тарелке. А потому поздравляем всех секретарей с профессиональным праздником и желаем крепкого здоровья!

Подготовила Ольга ЛЕГОТИНА

Фото автора