Правильное управление временем — сложная задача, но этому стоит научиться. Что следует делать, чтобы лучше распоряжаться своим временем как в личной, так и в профессиональной жизни?
Тайм-менеджмент: что это такое
Тайм-менеджмент — планирование и регулярное выполнение запланированных задач, направленное на достижение заранее поставленной цели. Эффективно управлять временем можно научиться, работая с проектами на сайте Freelancehunt.ru. Фрилансеры, которые знают, как распоряжаться своими собственными резервами времени, живут более полноценной жизнью, выполняют работу и тратят на нее минимум времени.
Зачем необходимо планирование
Оно играет ключевую роль в эффективном управлении жизнью. Человеку необходимо заранее разметить свой день по времени, чтобы максимально использовать его на фриланс, работу в офисе или отдых. Планирование задает вектор в организации и мотивирует сотрудника придерживаться дедлайна.
Эффективные методы планирования
Существует множество методов эффективного управления временем как в офисе, так и на фрилансе. Ниже представлены 5 самых популярных методов.
1. Матрица Эйзенхауэра. Это матрица управления временем и проектами, которая позволяет определять, какие задачи являются приоритетными, а также оценивать личную продуктивность.
С ее помощью задачи делятся на 4 категории:
•важные и срочные;
•неважные и срочные;
•важные и несрочные;
•неважные и несрочные.
Матрица в настоящее время — один из лучших и самых популярных способов управления временем и расстановки приоритетов.
2. Пирамида Франклина. Эффективная система планирования, разработанная Бенджамином Франклином.
Согласно пирамиде, задачи делятся на 6 ступеней:
•фундамент из главных ценностей;
•постановка масштабной цели;
•сценарий с пошаговой инструкцией по достижению цели;
•план на несколько лет вперед со сроками выполнения;
•план на период от недели/месяца до года;
•каждодневный план.
Четкое следование плану, анализ и необходимые корректировки приводят к эффективной работе.
3. Принцип Парето. Был разработан итальянцем Вильфредо Парето и используется в любых сферах. Применим к управлению временем и задачами. Согласно этому принципу, 20% действий приводят к 80% результатов или 80% времени дает только 20% результатов.
4. Интеллект-карты. Ментальные карты (интеллект-карты) работают как визуальный и графический инструмент, помогающий структурировать информацию, анализировать сложные концепции, вспоминать и генерировать новые идеи.
5. Съешь лягушку на завтрак. Эта техника тайм-менеджмента направлена на расстановку приоритетов в задачах. Вы выбираете самую важную или худшую задачу («лягушку») и завтра решаете ее первым делом. Закончив со своей «лягушкой», вы можете переходить к другим задачам на день, но не раньше.
Сервисы планирования задач и учета времени
Приложения и программы для управления временем становятся популярнее с каждым днем. Все больше компаний замечают, что благодаря сервисам качество работы повышается, затраты снижаются, а сотрудники становятся более эффективными за счет лучшей информации и упорядочения обязанностей.
Среди инструментов наибольшей популярностью пользуются такие:
Toggl — приложение, предназначенное для учета рабочего времени, которое также предлагает услугу отчетности.
Trello — приложение для планирования, которое позволяет добавлять проекты вместе с метками времени.
Google Calendar — веб-календарь от Google.
Битрикс24 — платформа, позволяющая планировать проекты и рабочие часы, составлять отчеты и анализировать затраченное время.
Эти инструменты помогают больше сосредоточиться на текущей работе, ведь при отслеживании времени вы гораздо реже отвлекаетесь от компьютера.
С какими барьерами можно столкнуться
Сперва может показаться, что планировать свой день легко и каждый справится с этим. Но многие начинают пробовать, а столкнувшись с трудностями, забрасывают намеченные планы. Чтобы не отступить от цели, позволяйте себе отдых и поощряйте бонусами за выполненные проекты. Главное, не переставать двигаться вперед, пусть даже и мелкими шагами.
